Le concept de sûreté est validé, les prestataires sont engagés, les plans sont imprimés. Puis arrive le jour J. Les camions de montage bloquent l’accès pompiers, un fournisseur se présente sans accréditation, la file d’attente déborde sur la route, et trois personnes donnent trois consignes différentes sur la même radio. Rien de grave, mais tout s’additionne. Et si un véritable incident survient à ce moment-là, la réponse dépendra moins de ce qui est écrit que de la manière dont le dispositif est coordonné.

La coordination sécurité est la partie invisible d’un événement réussi. Elle transforme un document en organisation vivante. Voici comment elle se structure, du PC sécurité aux briefings, en passant par la chaîne de commandement et la gestion des incidents.

Le rôle du coordinateur sûreté

Le coordinateur sûreté est le point de convergence du dispositif. Il ne remplace ni la police, ni les secours, ni le chef de la sécurité privée : il fait en sorte que tous travaillent sur la même image de la situation et selon les mêmes règles.

Concrètement, il :

  • Fait appliquer le concept de sûreté et de sécurité tel qu’il a été examiné par les autorités, et l’ajuste si la réalité du terrain l’exige.
  • Fait le lien entre l’organisateur, l’exploitant du lieu, la sécurité privée, la police, les secours et les autres prestataires.
  • Centralise l’information et la redistribue à ceux qui en ont besoin.
  • Prend ou prépare les décisions relevant de son périmètre, et sait à qui remonter celles qui le dépassent.

Idéalement, c’est la personne qui a participé à l’élaboration du concept. Celui qui l’a conçu connaît les raisons de chaque mesure et sait lesquelles peuvent être adaptées sans fragiliser l’ensemble. C’est ce que nous défendons dans notre article sur le concept de sûreté : un dispositif doit être conçu et mis en place par un professionnel.

Le PC sécurité : le centre de gravité du jour J

Qui y siège ?

La composition dépend de l’ampleur de l’événement, mais on y trouve généralement :

  • Le coordinateur sûreté, qui dirige le PC.
  • Le responsable de la sécurité privée, en lien direct avec ses chefs de secteur.
  • Un représentant de l’organisateur, habilité à prendre les décisions qui relèvent de lui (interrompre un programme, faire une annonce, modifier un horaire).
  • Un représentant de l’exploitant du lieu, qui connaît les installations techniques.
  • Des officiers de liaison de la police et des secours, lorsque le dispositif le prévoit.
  • Un opérateur main courante et, selon les cas, un opérateur vidéo.

Quels outils ?

Le PC doit disposer de plans à jour du site avec le zonage et les secteurs, des listes de contacts, des procédures d’urgence imprimées, des moyens radio et téléphoniques redondants, et, si le site en est équipé, d’un accès aux images de vidéosurveillance.

La main courante

Tout ce qui se passe et tout ce qui se décide est consigné : heure, source de l’information, événement, décision, responsable. La main courante sert à suivre les incidents en cours, à assurer la continuité lors des relèves, et après l’événement, à documenter les mesures prises. C’est aussi la matière première du débriefing.

Chaîne de commandement et délégation

Une chaîne de commandement claire répond à trois questions : qui décide, de quoi, et qui remplace qui. Sur le terrain, elle se traduit généralement par une organisation en secteurs, chacun avec un responsable identifié, qui rend compte au PC.

Quelques principes :

  • Un seul responsable par secteur, connu de tous les intervenants du secteur.
  • Une délégation explicite : chaque chef de secteur sait ce qu’il peut décider seul et ce qui doit remonter au PC.
  • Une suppléance prévue pour chaque fonction clé, notamment lors des pauses et des relèves.
  • Une articulation écrite avec les autorités : dès que la police ou les secours prennent la direction d’une intervention, chacun doit savoir qui fait quoi et comment la sécurité privée les appuie.

Le plan de communication radio

La radio est l’outil de coordination par excellence, et la première source de confusion quand elle est mal organisée. Le plan de communication définit :

  • Les canaux : par exemple un canal de commandement, un canal par secteur ou par fonction (accès, stewards, technique), et un canal d’urgence.
  • Les indicatifs de chaque poste et de chaque responsable.
  • Les règles de discipline : messages courts, identification systématique, priorité aux messages d’urgence.
  • Les mots-codes convenus pour les situations sensibles, afin de ne pas alarmer le public.
  • Les moyens de secours en cas de panne ou de saturation : téléphone, messager, point de rencontre.

Lors de l’exercice grandeur nature au Stade de Genève, la coordination et la communication avec les partenaires privés font partie des points qui ont été relevés comme à améliorer. C’est un enseignement qui vaut pour la plupart des grands événements : les interfaces entre organisations sont l’endroit où l’information se perd.

Briefings et débriefings

Un dispositif que les équipes ne comprennent pas n’existe pas. Les briefings sont le moment où le concept devient opérationnel :

  • Le briefing des responsables, avant l’ouverture : situation, menaces, changements de dernière minute, rappel des procédures et des canaux.
  • Le briefing des équipes, par secteur : missions, consignes, contacts, points d’attention, comportement attendu envers le public.
  • Les points de situation réguliers au PC pendant l’événement.
  • Le débriefing à chaud, à la fin de la journée ou de l’événement, pour recueillir les incidents et les difficultés.
  • Le débriefing à froid, quelques jours plus tard, pour formaliser les enseignements et mettre à jour les procédures.

Les phases critiques

Le pic de risque ne se situe pas toujours au cœur de l’événement. Les phases de transition méritent une attention particulière :

  • Le montage : nombreux prestataires, véhicules, accès ouverts, matériel de valeur. C’est souvent là que le contrôle d’accès est le plus faible.
  • L’ouverture des portes : afflux de public, files d’attente, contrôles, tension sur les effectifs.
  • La sortie : flux massifs et rapides, interface avec les transports et la voie publique.
  • Le démontage : fatigue des équipes, dispositif allégé, retour des véhicules et des prestataires.

Pour un événement comme le défilé Moncler à St. Moritz en février 2024, les contraintes propres au lieu et à la saison s’ajoutent à ces phases et doivent être intégrées en amont dans la planification.

Gestion des accès et accréditations

Le contrôle des accès se prépare bien avant le jour J, mais c’est le jour J qu’il est mis à l’épreuve. Il repose sur :

  • Un zonage clair : zones publiques, zones réservées, zones techniques, zones sensibles.
  • Un système d’accréditations lisible, qui indique d’un coup d’œil à quelles zones le porteur a accès.
  • Des listes à jour et une procédure pour les cas imprévus (prestataire non enregistré, accréditation perdue, invité de dernière minute).
  • Des points de contrôle dimensionnés pour éviter les files qui deviennent elles-mêmes un risque.

L’interface avec la police, les secours, l’organisateur et le lieu

Chaque acteur a ses responsabilités propres. La police est responsable de l’ordre public et des interventions qui relèvent d’elle, les secours de la prise en charge des personnes, l’exploitant de ses installations, l’organisateur de son événement. Le rôle du coordinateur est de faire en sorte que ces responsabilités s’emboîtent sans trou ni chevauchement.

Cela passe par des réunions de coordination avant l’événement, des contacts directs et à jour le jour J, et une compréhension partagée des procédures. Lorsque les autorités ont examiné le concept, elles attendent aussi de retrouver sur le terrain l’organisation qui leur a été présentée.

Gestion des incidents et escalade

Tous les incidents ne se valent pas. Une bonne coordination prévoit des niveaux d’escalade :

  • Niveau 1 : incident local, traité par le secteur et signalé au PC (malaise, objet trouvé, différend).
  • Niveau 2 : incident significatif, géré par le PC avec mobilisation de moyens supplémentaires (bagarre, intrusion en zone réservée, colis suspect).
  • Niveau 3 : situation de crise, qui implique les autorités et peut conduire à des décisions majeures (interruption, évacuation, confinement).

Pour chaque niveau, il faut savoir qui alerte qui, qui décide, et qui communique. Le passage à la gestion de crise est traité dans notre article sur la gestion de crise pour les directions.

Check-list jour J

  • Le PC sécurité est installé, équipé et testé avant l’arrivée des équipes.
  • Les plans, contacts et procédures sont imprimés et à jour.
  • Les radios sont distribuées, chargées et testées sur tous les canaux.
  • Le briefing des responsables et des équipes a eu lieu.
  • Les officiers de liaison police et secours sont identifiés et joignables.
  • Les accréditations et listes d’accès sont à jour aux points de contrôle.
  • Les cheminements d’évacuation et les accès secours sont dégagés.
  • La main courante est ouverte.
  • Les relèves et suppléances sont planifiées.
  • Le débriefing est programmé.

Questions fréquentes

Faut-il un PC sécurité pour un événement de taille moyenne ?

Oui, même s’il est réduit à une table et deux personnes. Ce qui compte, c’est d’avoir un point unique où l’information converge et où les décisions sont prises et consignées. Sans lui, chaque incident se gère en ordre dispersé.

Le coordinateur sûreté doit-il être un prestataire externe ?

Pas forcément, mais il doit avoir l’expérience et la légitimité nécessaires face à la police, aux secours et aux prestataires. Un professionnel externe qui a élaboré le concept apporte cette légitimité et une vision d’ensemble que les équipes de l’organisateur, prises par la production de l’événement, ont rarement le temps d’avoir.

Comment s’assurer que la coordination fonctionnera le jour J ?

En la testant. Un exercice sur table avec les responsables, ou un exercice partiel sur le site, permet de vérifier la chaîne de commandement, les canaux radio et les procédures avant que le public n’arrive.

Vous organisez un événement en Suisse ou à l’international ? Nous élaborons votre concept de sûreté et assurons la coordination des intervenants le jour J. Découvrez notre offre de sécurité et coordination événementielle ou contactez-nous pour un premier échange.